A nagytávolságú hálózatokon keresztül elérhető sok ezer adatbázis segítségével a felhasználók olyan információkhoz férhetnek hozzá, amelyek nem találhatók meg szűkebb környezetükben, vagy amelyeknek hagyományos eszközökkel való megtalálásába túlságosan sok munkát kellene fektetni. A számítógépes adatbázisokba lassan szinte minden olyan fontos és kevésbé fontos információ bekerül, amely az írott és nyomtatott dokumentumokban (újabban már az is, ami a rádióban és a tévében) megjelenik. Szinte mindenféle témában találunk adatbázisokat: az UFO-megfigyelésektől a repülőgépek menetrendjén keresztül az alapítványok és ösztöndíjak katalógusáig. A számítógépes információforrások nemcsak azért hatékonyak, mert rengeteg olyan adatot tartalmaznak, amelyeket egyetlen könyvtár vagy információs intézmény sem tudna önmagában összegyűjteni, hanem az is lényeges, hogy sokkal több szempont szerint lehet bennük keresni, mint akár a legjobban megtervezett hagyományos katalógusban, indexben, tárgymutatóban. Ráadásul gyakran sokkal aktuálisabbak is, mint a nyomtatott változat; vannak olyan adatbázisok, melyeket gyakorlatilag folyamatosan felújítanak.
Ezeket az adatbázisokat általában kutatóintézetek, egyetemek, vállalatok, dokumentációs intézmények és könyvtárak állítják össze, és azután vagy saját maguk szolgáltatják, vagy eladják egy-két szolgáltatóközpontnak, ahonnan ezek azután állandóan elérhetők az egész világnak. Ez utóbbi eset azzal az előnnyel jár, hogy a felhasználó egy helyen, egységes formában, egyetlen keresőnyelvet használva tud több adatbázisban keresni, akár egyszerre is. Egy ilyen szolgáltató esetleg több száz adatbázist is kínál, és néhány tucat nagyobb szolgáltatóközpont létezik a világon. A további egységesítéshez, a különböző szolgáltatók közötti szabványos és egyszerű keresés biztosításához többféle kísérlet van: például az EasyNet, a WAIS, vagy a CCL.
Az adatbázisok egy része nyilvános és ingyenes (pl. könyvtári katalógusok, címjegyzékek), másik része (a legtöbb gazdasági és tudományos adatbázis) kereskedelmi jellegű, ezekre elő kell fizetni. A második csoportban elvétve olyanokat is találunk, amelyeknek a használata korlátozott, csak bizonyos intézmények vehetik őket igénybe (pl. katonai vagy banki adatok). A kereskedelmi adatbázisok használatakor lehet, hogy csak egy átalánydíjat kell fizetni, de sokkal gyakoribb az, hogy a használati idő és a kiíratott találatok számának függvényében számítják ki az árat. Ez utóbbi esetben az eredményes és gazdaságos használathoz sok gyakorlat és némi tapasztalat szükséges, így ezekhez jobb szakemberek segítségét kérni. Általában is igaz az, hogy egy nagyobb adatbázisban egy kezdő felhasználónak sokszor nem könnyű megtalálni a keresett információt, kiszűrni azt a többi adat tengeréből és ugyanakkor nem hagyni ki semmi lényegest a találatok halmazából.
Az eligazodást és az új lehetőségek megismerését a kereskedelmi adatbázisok előállítói és szolgáltatói sokféle nyomtatott dokumentációval (kézikönyvek, újságok, katalógusok stb.) és tanfolyamokkal, bemutatókkal segítik. A többi, nyilvános információforrásnál csak az online kérhető segítség és esetleg az elektronikus faliújságokról vagy archívumokból letölthető kézikönyvekben található tájékoztatók olvasgatása ajánlható.
Az adatbázisok megjelenésükben, technikai megoldásaikban erősen különbözőek lehetnek, ugyanakkor szinte valamennyi az alábbi szerkezettel jellemezhető:
Az adatbázisokban vagy egy menürendszer, vagy egy keresőnyelv parancsainak segítségével találhatunk meg valamit. Az előbbi esetben a keresés valamivel lassabb és gyakran kevésbé pontos eredményt ad, az utóbbinál viszont szükséges a parancsok ismerete. A legtöbb szolgáltató ma már mindkét megoldást egyaránt kínálja, a kezdő és a gyakorlott felhasználók választhatnak közöttük. A keresés folyamata általában a következő módon zajlik:
A továbbiakban a sokféle adatbázis egyfajta lehetséges osztályozása olvasható. Ez a felosztás a rekordok szerkezete és némileg az adatbázisok tartalma szerinti csoportosítást tükrözi, és a besorolás természetesen nem minden esetben egyértelmű: az online könyvtári katalógusok például egyszerre bibliográfiai és katalógus típusú adatbázisok.
A legtöbb bibliográfiai adatbázis referáló kiadványok "melléktermékeként" jött létre. A világon működő dokumentációs szolgálatok igyekeznek egy-egy adott témakör, dokumentumtípus, ország, vagy nyelv minél több elérhető publikációját begyűjteni és ezek bibliográfiai adatait « többnyire egy rövid kivonattal együtt « referáló folyóiratokban, illetve bibliográfiai adatbázisokban teszik közzé. Ezek az adatbázisok ma már nélkülözhetetlenek a szakirodalomban való eligazodáshoz, az új fejlemények figyelemmel kíséréséhez. Gyakorlatilag minden szakterületen találunk egy vagy több fontos bibliográfiai adatbázist, a kávéipartól az űrkutatásig; ezek akár több millió tételt is tartalmazhatnak.
Az adatbázisokba nemcsak cikkek és könyvek adatai kerülnek bele, az előállítók gyakran mindenféle más dokumentumtípust (konferencia anyagok, disszertációk, kutatási jelentések, törvények, szabadalmak stb.) is feldolgoznak. Vannak olyan bibliográfiai adatbázisok, amelyek egy adott publikációnál azt is közlik, hogy abban milyen más cikkekre, könyvekre hivatkoznak. Ezek így lehetővé teszik például egy adott téma terjedésének feltérképezését, egy szakterület legfontosabb szerzőinek kiszűrését, idézettségi jegyzékek készítését.
A bibliográfiai adatbázisok használatánál nagyon fontosak a tárgyszavak. Ezeket egy szabványos szótárból (tezaurusz) választják ki és rendelik hozzá az egyes tételekhez az előállítók, és ezek segítségével sokkal pontosabb keresések végezhetők (természetesen általában szabadszöveges keresésre is lehetőség van). A tezaurusz vagy nyomtatott formában szerezhető be, vagy online is használható, és betűrendben vagy tematikai sorrendben felsorolja a szakkifejezéseket, feltüntetve a közöttük levő logikai kapcsolatokat. Ugyancsak érdemes a szerző- és intézményneveket tartalmazó indexeket használni azoknál az adatbázisoknál, amelyeknél erre lehetőség van, mert így nem okoznak gondot a különböző írásmódból származó esetleges eltérések.
Ebbe a csoportba olyan adatbázisok tartoznak, amelyek valamilyen katalógus, lista vagy jegyzék formájában sorolnak fel bizonyos dolgokat. Ide tartoznak a különböző névjegyzékek, "ki-kicsoda" összeállítások, termék- és szoftver-katalógusok, intézmények és vállalatok adatainak listái, telefonkönyvek, könyvtári és múzeumi katalógusok, stb. Ide sorolhatók még esetleg az online használható szótárak, értelmező szótárak és lexikonok is, bár ezek már részben a teljesszövegű adatbázisok közé is tartozhatnak.
Ezek többnyire számokat és esetleg rövid (gyakran kódolt) szöveges adatokat tartalmazó gyűjtemények, és gyakran táblázatos formában jeleníthetők meg. Lehetnek bennük például laboratóriumi mérések, vegyületek összetételének adatai és fizikai-kémiai jellemzői, gazdasági-pénzügyi információk, statisztikák, menetrendek, stb. Általában lehetőség van arra is, hogy a felhasználó maga állítsa össze a megjeleníteni kívánt adatok sorrendjét és formáját, s ezeket azután a saját gépére valamelyik szabványos adatformátumban letöltse, későbbi feldolgozás céljára. Néhány szolgáltató még online használható statisztikai programokat is biztosít, amelyek a távoli gépen futtathatók a lekeresett adatokkal.
Az utóbbi időben egyre inkább terjednek azok az adatbázisok, amelyek a publikációk bibliográfiai adatai mellett azok teljes szövegét is tartalmazzák, így lehetőség van rá, hogy a lekeresett tételek mellé az eredeti dokumentumot is le tudjuk kérni. A full-text adatbázisok többnyire különböző kézikönyvek, tudományos folyóiratok, valamint napi- és hetilapok, hírlevelek, ill. hírügynökségek anyagát teszik számítógépen hozzáférhetővé; a napilapoknál esetleg már a nyomtatott változat megjelenése előtt.
A teljesszövegű adatbázisok további terjedését jelenleg az akadályozza, hogy a képek, ábrák tárolása és gyors továbbítása a hálózaton még nem egyszerű. Ezért bizonyos dokumentumtípusok (tudományos művek, szabadalmak, magazinok stb.) teljes tartalmának online elérésére még néhány évig várni kell. Ugyanakkor azért már vannak olyan adatbázisok, amelyek képi információt is tartalmaznak (pl. védjegyek), ezek száma a hálózatok sebességének növekedésével szaporodni fog, és megjelennek majd az ún. fakszimile teljesszövegű adatbázisok is, amelyeknél a bibliográfiai adatok mellett a dokumentum oldalainak digitalizált képét is tárolják.